O Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro (MPRJ), por meio do Grupo de Apoio Técnico Especializado (GATE/MPRJ), economiza tempo e recursos financeiros na produção de seus relatórios técnicos com a utilização do recém-lançado Sistema Eletrônico de Informações (SEI), plataforma destinada à tramitação digital de procedimentos administrativos internos, lançada no início de setembro. A implantação e a manutenção do SEI seguem as diretrizes da atual administração de usar novas tecnologias para tornar o MPRJ mais resolutivo e eficiente, prestando um serviço ágil e produtivo ao cidadão.

De acordo com o coordenador do GATE/MPRJ, o promotor de Justiça Rafael Lemos, a economia oficialmente constatada com o uso do SEI para os cofres públicos é de aproximadamente R$ 240 mil por ano. Como o GATE/MPRJ produz, a pedido dos membros do MPRJ, cerca de 2.500 documentos técnicos por ano, com sete núcleos técnicos para atender a essa demanda, a melhora da comunicação do órgão com os outros atores da instituição, através da utilização de uma plataforma eletrônica, vai gerar economia e ganho de eficiência.

“A adoção da plataforma digital vai gerar economia anual de R$ 240 mil, sendo certo que foi contabilizado pela Assessoria de Custos apenas os gastos com deslocamento logístico e com o uso dos Correios, sem levar em conta a economia em recursos humanos e matéria-prima. O impacto no tempo de entrega dos relatórios técnicos também será significativo visto que a remessa do malote do interior, por exemplo, leva 21 dias em média para ir e outros 21 dias para voltar. Com o SEI a média de tempo entre o membro assinar a solicitação e o técnico começar a leitura é, nos pedidos ordinários, de 5 dias conforme as primeiras extrações de dados”, destaca.

A adoção de um GATE mais digital, com as solicitações realizadas eletronicamente permitirá aumento na produção, sem perda de qualidade. “Eliminando alguns dos fatores que nos faziam perder eficiência será possível produzir um número maior de relatórios, diminuindo o tempo de entrega. Temos realizado muitos treinamentos para adaptar a equipe ao modelo digital de prestação de serviços. Somos um setor de apoio técnico que produz relatórios em diversos ramos do conhecimento, mas precisamos aplicar as inovações tecnológicas que estão na sociedade e no mercado. Com o SEI nós ganhamos em eficiência”, reforça Rafael Lemos

Ainda segundo o coordenador do GATE/MPRJ a medida propicia verdadeira revolução administrativa para o órgão técnico ao permitir o monitoramento do processo de trabalho modelado pela coordenação em conjunto com o Escritório de Processos e Análise de Indicadores da Coordenadoria de Planejamento Estratégico (COPLE/MPRJ). “Isso será impactante para o GATE/MPRJ e para a instituição. Após 60 dias de uso do SEI já estamos monitorando nosso processo de trabalho por meio de visões de dados onde podemos acompanhar a tramitação das solicitações dentro dos nossos núcleos internos, aperfeiçoando o processo decisório da coordenação hoje e no futuro”, explica.

O SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de gestão, com atualização de dados em tempo real. O sistema tem por objetivo promover a eficiência administrativa e integra o Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos.

A nova plataforma permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos e documentos. Entre as vantagens da utilização da plataforma estão: os documentos e processos criados na área-meio serão eletrônicos, reduzindo o uso do papel; documentos externos recebidos em papel serão digitalizados e tramitados virtualmente; otimização dos fluxos de trabalho, por meio da possibilidade de tramitação simultânea a diversas unidades do MPRJ; e padronização de procedimentos.

O MPRJ Digital traz uma série de iniciativas que demonstram a preocupação da atual administração em dotar a instituição de recursos tecnológicos que possibilitem uma atuação mais eficiente junto à população fluminense. A medida faz parte dos esforços para tornar mais ágil, eficiente e econômica a gestão, investindo em tecnologia para melhorar a governança pública.