O Grupo de Trabalho de Gestão Documental do Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro (MPRJ) vem aprimorando os serviços arquivísticos oferecidos pela instituição desde 2016, quando foi criado, em função da aprovação do Projeto de Gestão Documental. O constante aperfeiçoamento das práticas ocorre por conta da necessidade de cumprimento da legislação arquivística vigente e dos recentes atos normativos publicados pelo Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP).

Para viabilizar os trabalhos de elaboração dos instrumentos de gestão de documentos e incitar o comprometimento dos integrantes do projeto, foram oferecidas capacitações técnicas entre os anos de 2019 e 2021. Nesse mesmo ano, iniciou-se a disponibilização do curso à distância de Gestão de Documentos e Arquivos, ministrado pelas arquivistas do GT em parceria com a escola de governo do MPRJ, o Instituto de Educação Roberto Bernardes Barroso (IERBB/MPRJ). Acessível por meio da plataforma da escola aos integrantes da instituição, o curso tem como objetivo apresentar conhecimentos básicos sobre a gestão de documentos.

Em função das capacitações, esforço e comprometimento do corpo funcional, obteve-se, como resultado do projeto, os seguintes produtos: Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da área meio do MPRJ. Publicados no Diário Oficial, em dezembro de 2023, e disponíveis no portal, esses instrumentos já têm sido utilizados pelos órgãos, inclusive pela Gerência de Arquivo, possibilitando a organização e a correta destinação dos documentos relativos ao âmbito administrativo do MP fluminense.

Recentemente, nova composição do grupo foi designada pelo Ato GPGJ nº 049, de 07 de fevereiro de 2024. Com o seu corpo ainda mais robusto, tem atualmente 17 servidores e o apoio de três colaboradores, com diferentes formações e lotados nos mais variados órgãos do Parquet. Logo, esse caráter multidisciplinar tem se mostrado adequado às características contemporâneas da gestão de documentos públicos. Além disso, o grupo, agora desvinculado do projeto inicial, passa a ter a sua atuação chancelada pela Portaria SGMP nº 464, de 26 de outubro de 2023.

No momento, o GT está elaborando os instrumentos de gestão de documentos relacionados à área finalística e a política de gestão e preservação de documentos arquivísticos do MPRJ. A meta futura é auxiliar na implementação das diretrizes do Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público (PLANAME), implementar projeto de Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), oferecer capacitações avançadas e prospectar parcerias para que a gestão de documentos e a preservação digital sejam operacionalizadas por pessoal capacitado e de forma conjugada entre os sistemas informatizados apropriados.

Por MPRJ